Работа с проектом
Работа с проектом ведется в программе YouGile.
В левом меню размещается перечень проектов, разделенные по договорам.
Проекты в договоре размещаются на отдельных досках.
Одна доска – один проект.
Проект разделен на колонки.
Первая колонка «Проект» предназначена для карточки проекта.
В карточку проекта вносится название проекта, присваивается статус, указывается заказчик.
Данная карточка проекта выводится в «Статус проектов», который расположен, также как и проекты, в левом меню.
«Статус проектов» — общий список всех проектов, который сортируется на статусы.
Вторая, третья колонка (в зависимости от кол-ва разделов) «Этапы КМ», «Этапы КЖ» предназначена для размещения перечня этапов раздела, сроков выполнения и статусов каждого этапа.
Всего для строительных разделов (АР, КМ, КЖ, АС) выделено 11 этапов при разработке документации:
1. Сбор ИД – выполняется технической дирекцией
2. Согласование ИД – выполняется отделом ПКО + ГК
3. Разработка ОТР – выполняется отделом ПКО
4. Проверка ОТР – выполняется технической дирекцией + ГК
5. Согласование ОТР – выполняется Заказчиком
6. Разработка стадии Р Этап 1 Чертежи и подача – выполняется отделом ПКО
7. Разработка стадии Р Этап 2 Основные чертежи – выполняется отделом ПКО
8. Разработка стадии Р Этап 3 Детализация, спецификация, оформление — выполняется отделом ПКО
9. Проверка итоговых чертежей, спецификаций – выполняется технической дирекцией + ГК+ПКО
10. Согласование раздела – выполняется Заказчиком
11. Корректировка чертежей – выполняется ПКО
Остальные колонки «Новые», «Запланировано», «В работе», «На проверку/Вопросы», «Контроль», «Завершенные», «Отправлено», «Получен ответ», «Информация принята», «На паузе», «Архив» символизируют конкретные действия, которые в совокупности представляют рабочий процесс.
Задачи перемещаются по колонкам до стадии выполнения.
В задачах назначаются стикеры:
Тип задачи
Название проекта
Дедлайн
Этап
Исполнитель
Совещания
Основные еженедельные совещания по проекту проводятся каждую неделю.
Время проведения совещаний – понедельник.
Если возникает много вопросов по проекту, то назначаются промежуточные совещания.
Время проведения промежуточных совещаний – среда, пятница.
Для проведения промежуточных совещаний вопросы и материалы выкладываются за день до проведения совещаний.
Материалы загружаются в Signal Docs в папку 2.4-Совещания
К совещанию подгружается ссылка на папку с материалами из Signal Docs.
Для повышения эффективной работы все совещания записываются и выкладываются в Signal Docs в папку совещаний.
Совещания назначаются обычно за день до его проведения в YouGile в виде задачи в доске проекта.
К совещанию назначаются стикеры «Дедлайн» с указанием точного времени начала совещания, «Название проекта», «Тип задачи», «Исполнитель» (участники совещания)
В конце каждого совещания подводятся итоги с перечнем задач для исполнителей.
Задачи
Исполнитель вносит перечень задач на доску проекта, устанавливает срок выполнения, назначает себя исполнителем данной задачи и устанавливает стикеры «Дедлайн», «Название проекта», «Тип задачи», «Исполнитель», «Этап»
В ходе работы задачи перемещаются по колонкам из «Запланировано» в колонки «В работе», «На паузе».
После выполнения, задача перемещается в колонку «На проверку/Вопросы» и исполнителем назначается проверяющий данную задачу.
Проверка выполнения задачи происходит на еженедельных или промежуточных совещаниях.
Задачи должны быть выполнены за день до проведения совещания, чтобы у проверяющего было время посмотреть результат выполнения.
Ответы на вопросы
В ходе проекта у исполнителя работы могут возникать вопросы.
Если данных вопросов не много, то исполнитель может его задать, создав в колонке «На проверку/Вопросы» задачу с указанием исполнителя и простановкой соответствующих стикеров «Название проекта», «Тип задачи», «Исполнитель», «Этап».
Ответ по данному вопросу может быть получен в течении дня.
После выдачи ответа, исполнитель перекладывает задачу в колонку «Получен ответ» и назначает исполнителем того, кто задал вопрос.
Если вопрос требует уточнения, то он снова перемещается в колонку «На проверку» и ждет ответа от того, кому задан вопрос. И так далее, пока вопрос не будет решен.
Проверка чертежей
В ходе проекта наступает этап проверки чертежей.
Заранее, разработчиком раздела, в YouGile создается задача в колонке «Запланировано» с планируемой датой выдачи чертежей на проверку и дополнительными стикерами «Название проекта», «Тип задачи», «Исполнитель», «Этап».
Чертежи загружаются исполнителем в Signal Docs в папку 2.5-Документация на проверку
После того, как чертежи загружены, задача переносится разработчиком раздела в колонку «На проверку/Вопросы»
Постановщиком задачи назначаются стикеры «Название проекта», «Тип задачи», «Исполнитель», «Этап».
Проверяющий чертежи устанавливает срок проверки, меняя дату в стикере «Дедлайн».
Проверяющий чертежи запускает в Signal Docs функцию проверки чертежей.
Необходимо открыть файл раздела и нажать справа в меню команду «Добавить замечание»
Далее необходимо поставить Название, ответственных и описание замечаний и нажать кнопку сохранить.
Далее можно поставить следующее замечание.
Когда перечень замечаний будет закончен, он преобразуется в таблицу со списком, которую можно увидеть в верхнем меню «Замечания»
Разработчик раздела снимает замечания, загружает новую версию раздела в ту же папку и отмечает снятые замечания в Signal Docs.
Входящие
В ходе реализации наших проектов Заказчик направляет вопросы.
Данные вопросы размещаются в разделе Входящие в YouGile.
Раздел входящие разделен на следующие колонки «Входящие», «В работе», «На отправку», «Ответ отправлен», «Архив/Выполнено», «Вопрос на паузе».
Поступивший вопрос записывается в колонку «Входящие».
Назначаются стикеры «Заказчик», «Отдел», «Приоритет», «Название проекта», «Исполнитель».
Далее вопросы в процессе работы перемещаются по колонкам.
Задачи в колонке «Входящие» заносит Техническая дирекция.
Назначенный исполнитель перемещает задачу в колонку «В работе» если работает по данной задаче и ставит срок выполнения с помощью стикера «Дедлайн».
После выполнения задачи исполнитель переносит задачу в колонку «На отправку» и назначает исполнителем проверяющего данную задачу.
Если после проверки задача выполнена, то проверяющий высылает ответ Заказчику и переносит задачу в колонку «Ответ отправлен» и через несколько дней архивирует задачу в колонке «Архив/Выполнено».
